Offboarding

Absprachen zu Übergangsphase (1-2 Monate nach Ablaufen)

• Deal erstellen mit dem Präfix "Offboarding XX-Portal"

Feedback zur Stillegung

Warum das Portal abgeschaltet wird?

• Fragen:

  • Wie viele Personen haben sich zu spitzenzeiten registriert gehabt?

    • Wie wurde die Plattform in der Organisation etabliert? Wie wurden neue Menschen eingeladen? Gab es Einführungen für die Nutzer?
    • Für was wurde die Plattform größtenteils verwendet?

  • Warum wurde gekündigt?

    • Welche Funktionen haben gefehlt? Welche Usecases wurden nicht erfüllt?
    • Was ist jetzt die neue Plattform, die verwendet wird? (Oder gibt es gar keine Plattform mehr?)

  • Antwort auf Git-issue vermerken vermerken

• Frage zur Wordpress-Seite, sollen wir es einfach komplett abschalten oder eine "Dieses Portal wurde abgeschaltet" Seite erstellen? -> bestenfalls richten Sie eine Redirections zur Ihrer Webseite von der Portal-URL ein.
  • Default ist eine komplett-Abschaltung auch der Wordpress-Seite!
  • Hinweis an Kunde: muss DNS Eintrag Ändern/ Weiterleitung einrichten, falls gewünscht
• Genauen Termin der Abschaltung abklären

Abschaltung vorbereiten

• Banner schalten für die Community, damit klar wird, dass das Portal abgeschaltet wird. @marvin.wilke oder @sascha.narr aktivieren den Banner mit folgendem Standard-Text

Sehr verehrte Nutzer:innen

dieses Portal wird zum XX.XX.XXXX komplett abgeschaltet!

Sämtliche Inhalte werden gelöscht. Bitte speicher alles, was du noch brauchst, auf deinem lokalen PC. Nach der Abschlatung gibt es keine Möglichkeit, an irgendwelche Daten auf diesem Portal jemals wieder dran zu kommen.

• Logo von der Homepage entfernen bzw. Hinweis in #website schalten https://chat.wechange.de/channel/webseite/

Abschalten

• Nach Ablauf der Übergangsphase das Abschaltdatum an die Entwickler kommunizieren, spezielle @marvin.wilke
• Falls Kundenwunsch (500 €) Sonder-Backup behalten - anlegen eines automatisch zu löschenden Backups für ein Jahr
  • sonst Default ist 6 Monate, dann ist alles gelöscht.

Alle Server abschalten, die bei Installation aktiviert wurden (https://git.wechange.de/wechange/aktuell/template/-/issues/4)

• Ansible-Host fürs Portal löschen
  • Dienste deaktivieren
  • austragen aus dem Management-System
• Wordpress löschen
• Etherpads löschen
  • ethercalc löschen
• Nextcloud abschalten
• OnlyOffice abschalten
• Rocket.Chat löschen
• Tagungshaus abschalten
• Mailjet aus der liste nehmen

Git-Projekt beenden

• Repo Fabfile deaktivieren @sascha.narr

• Portal aus Deploy-Ticket-Liste nehmen

• Sentry Instanz aus der Liste nehmen

• Git-Projekt in "Beendete Projekte" verschieben https://git.wechange.de/wechange/beendet

• Zeile in Kundentabelle durchstreichen (nicht löschen) - Status gelöscht

• Kommunikation mit Kunden wenn Portal erfolgreich gelöscht.